Định dạng Tài liệu Di động, thường được gọi là PDF, được hỗ trợ trên tất cả các hệ điều hành máy tính để bàn chính cũng như các hệ điều hành di động. Rất nhiều ứng dụng miễn phí và trả phí có sẵn cho máy tính cũng như điện thoại thông minh để xem, tạo và chỉnh sửa tệp PDF.
Ưu điểm chính của PDF là bạn có thể chuyển đổi hầu hết mọi loại tài liệu hoặc định dạng hình ảnh sang PDF để người dùng khác cũng có thể xem tệp trên máy tính hoặc điện thoại di động của họ mà không phải lo lắng về loại tệp. Ví dụ: nếu bạn có tài liệu Word và muốn mở cùng một tài liệu Word trên PC không có bộ Office, bạn có thể chuyển đổi tài liệu Word sang định dạng PDF và sau đó mở nó với sự trợ giúp của bất kỳ trình xem PDF nào.
Để giúp người dùng Windows xem PDF mà không cần phải cài đặt các công cụ phần ba, Microsoft cũng đã tích hợp hỗ trợ PDF trong Windows 8. Bạn có thể mở tệp PDF với sự trợ giúp của ứng dụng Trình đọc gốc hoặc cài đặt ứng dụng Adobe Reader chính thức.
Microsoft Office, phần mềm văn phòng phổ biến nhất trên thế giới, đã nhận được hỗ trợ tệp PDF trong Office 2007 (yêu cầu tiện ích bổ sung). Như bạn có thể biết, Office 2010 không chỉ hỗ trợ PDF ngoài hộp (không yêu cầu bổ trợ) mà còn hỗ trợ lưu tài liệu ở định dạng PDF. Microsoft đã cải thiện hỗ trợ PDF trong Office 2013 và giờ đây nó cũng cho phép bạn chỉnh sửa các tệp PDF.
Người dùng đã cài đặt Office 2013 có thể sử dụng nó để mở, tạo và chỉnh sửa PDF mà không cần phải cài đặt phần mềm của bên thứ ba.
Xin lưu ý rằng bạn không thể sử dụng Office 2013 để chỉnh sửa các tệp PDF đã được bảo vệ ghi hoặc các tệp có thuộc tính chỉ đọc. Cũng lưu ý rằng Office 2013 không mạnh bằng một số phần mềm chỉnh sửa PDF của bên thứ ba và không cung cấp tất cả các tính năng bạn có trong một số công cụ chỉnh sửa PDF của bên thứ ba.
Thực hiện theo các hướng dẫn được đề cập bên dưới để mở và chỉnh sửa tệp PDF trong Office 2013:
Bước 1: Bấm chuột phải vào tệp PDF mà bạn muốn chỉnh sửa bằng Office Word 2013, bấm Mở bằng tùy chọn, sau đó chọn Word (máy tính để bàn) để mở tệp trong Word 2013.
Bước 2: Bạn sẽ thấy một hộp thoại với thông báo cho biết, Word Word trước tiên sẽ chuyển đổi PDF của bạn thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa. Tài liệu Word kết quả sẽ được tối ưu hóa để cho phép bạn chỉnh sửa văn bản, do đó, nó có thể trông không giống hệt bản PDF gốc, đặc biệt là nếu tệp gốc chứa nhiều đồ họa.
Bấm vào nút Ok để tiếp tục mở tệp trong Word 2013.
Bước 3: Khi mở tệp, nếu tệp PDF được tải xuống từ web, một thông báo nhỏ xuất hiện ở phía trên màn hình với các tệp tin Hãy cẩn thận của Internet từ Internet có thể chứa vi-rút. Trừ khi bạn cần chỉnh sửa, vẫn an toàn trong Chế độ xem được bảo vệ. Nhấp vào nút Bật chỉnh sửa bên cạnh thông báo cảnh báo để bắt đầu chỉnh sửa tệp PDF của bạn.
Bước 4: Sau khi chỉnh sửa xong, bấm vào Tệp, bấm vào nút Lưu dưới dạng để lưu tệp ở định dạng PDF, Word hoặc RTF. Xin lưu ý rằng vì Word trước tiên bao gồm PDF thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa trước khi thực sự mở tệp, bạn thực sự không thể lưu các thay đổi vào tệp PDF hiện có. Đó là, khi bạn nhấn phím nóng Ctrl + S hoặc nhấp vào nút Lưu, bạn sẽ thấy hộp thoại Lưu dưới dạng.
Vì vậy, nếu bạn nhận được Chúng tôi không thể lưu tệp này vì nó chỉ sẵn sàng. Để giữ các thay đổi của bạn, bạn sẽ cần lưu tài liệu bằng một tên mới hoặc ở một vị trí khác. Tin nhắn, vui lòng thử lưu tệp PDF bằng một tên khác hoặc lưu tệp ở định dạng Word hoặc XPS.
